Criar uma assinatura eletrônica torna mais prático assinar documentos pelo PC ou pelo celular, seja em PDF ou no Word. Apesar de não ter a validade legal de uma assinatura digital, a e-signature costuma ser aceita em muitos acordos e transações.
O AppGeek mostra como fazer isso no PC, no Android e no iPhone. Entenda também a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital.
1. Online
Para incluir a assinatura eletrônica online, vamos usar o serviço Assinar PDF, da plataforma Small PDF. Grátis, o site permite assinar usando o mouse, trackpad ou a tela touchscreen do celular ou tablet. Ou, ainda, fazer o upload de uma imagem com a assinatura.
O serviço afirma usar sistema de criptografia SSL de 256 bits para manter o conteúdo dos documentos protegidos. Isso significa que apenas os signatários têm acesso ao que está escrito no arquivo.
1. Acesse o site do Small PDF e clique em Escolher arquivo para fazer o upload do documento;
2. Feche a caixa de instruções que aparece na tela. Para inserir sua assinatura no documento, vá em Criar uma assinatura;
- No celular, precisa ir em Sua assinatura → Criar uma assinatura.
3. Serão exibidas três opções:
A) Assinar: use o mouse ou a tela do celular para escrever sua assinatura sobre a linha. Se quiser, pode alterar a cor, ao clicar sobre o círculo preto acima do retângulo.
B) Digitar: como o nome indica, deve digitar o seu nome e, depois, escolher a fonte em Trocar de estilo.
C) Upload: permite subir um arquivo em JPG no qual esteja sua assinatura. Basta clicar em Escolher uma imagem. Também é possível alterar a cor no círculo preto acima do retângulo;
- No celular, é exibida apenas a alternativa Assinar. Mas, se tocar sobre o ícone formado por três linhas, no canto superior esquerdo da tela, também terá acesso ao item Fazer upload.
4. Após seguir um dos procedimentos acima, clique em Crio para continuar;
5. No computador, a assinatura criada aparecerá na coluna à direita do documento. Clique sobre ela, para que apareça no documento. No celular, ela já estará sobre o documento;
6. Depois, clique e arraste para posicioná-la no local de sua preferência. Também é possível alterar o tamanho ao clicar sobre os quadrados nas extremidades e arrastar;
7. Agora, vá em Finalizar e Assinar para concluir o processo;
8. Para guardar o documento no dispositivo, vá em Salve e, depois, em Salvar no dispositivo.
Como convidar outra pessoa para assinar
Se precisar que outros assinem o mesmo documento virtualmente, pode usar o serviço do Assinar PDF. Nesse caso, antes de ir em Finalizar e assinar, deverá tocar em Adicionar signatário.
Em seguida, informe o nome, sobrenome e o e-mail da pessoa e vá em Adicionar. Esses dados aparecerão na coluna à direita, no PC, ou na parte de baixo da tela, no celular. Arraste-o para o local onde deseja que ela assine.
Se tiver que incluir mais alguém, é só repetir o processo quantas vezes necessitar. Ao finalizar, vá em Revisar e Enviar. Na tela seguinte, insira seu nome, sobrenome e endereço de e-mail e, se quiser, redija uma mensagem ao destinatário.
Conclua em Finalizar e enviar. Na caixa de confirmação que surgir, clique em Sim, pode enviar. A pessoa receberá o documento em seu e-mail. Ela também poderá optar por assinar manualmente, digitar ou fazer o upload de uma imagem com a assinatura.
2. No Word
O Word permite inserir uma assinatura facilmente, caso o usuário tenha uma ID Digital. Mas não há nenhum recurso nativo no que diz respeito à assinatura eletrônica. No entanto, dois simples truques permitem incluir a assinatura manualmente ou adicionando uma imagem. Confira!
Assinando manualmente
1. Primeiramente, abra o documento que precisará assinar;
2. Em seguida, abra o programa Paint. Em uma folha em branco no programa, use a ferramenta de lápis para escrever a sua assinatura;
3. Se quiser ajustar o tamanho da imagem, clique em Selecionar. Arraste o mouse para selecionar a área em torno do que foi escrito e clique em Cortar;
4. Ainda no Paint, vá em Arquivo → Salvar como → Imagem PNG. Nomeie a imagem, escolha a pasta e salve;
5. Agora, de volta ao documento no Word, na aba Inserir, clique em Imagens → Este dispositivo. Insira a imagem que acabou de salvar do Paint clicando duas vezes sobre ela;
6. A imagem será exibida no documento. Para posicioná-la no lugar certo, basta clicar e arrastar. Para redimensionar, deve clicar sobre um dos círculos da extremidade da figura e arrastar;
7. Concluída a inclusão da assinatura, salve o documento normalmente no caminho Arquivo → Salvar como.
Fazendo o upload de foto da assinatura
1. Abra o documento no qual precisa inserir sua assinatura;
2. Na aba Inserir, vá na aba Inserir e clique em Imagens → Este dispositivo. Então, selecione a foto de sua assinatura;
3. A imagem será exibida no documento. Clique sobre ela para acessar as ferramentas de edição. Se quiser remover o fundo, deixando apenas as linhas desenhadas, clique em Remover plano de fundo;
4. Automaticamente, o programa selecionará o fundo da foto para excluir. No entanto, pode haver alguns erros na detecção. Se quiser incluir uma parte que seria removida, clique no botão Marcar áreas para manter e, depois, sobre a área.
Para regiões que seriam mantidas, mas deseja remover, vá em Marcar áreas para remover;
5. Finalize a edição clicar no ícone de check (✔);
6. Agora, posicione a assinatura no lugar certo, ao clicar e arrastar sobre ela. Para redimensionar, deve clicar sobre um dos círculos da extremidade da figura e arrastar;
7. Concluída a inclusão da assinatura, salve o documento normalmente no caminho Arquivo → Salvar como.
3. No celular (Android e iPhone)
Para assinar um documento em PDF no celular, vamos usar o app Adobe Fill & Sign, disponível gratuitamente para Android e iOS. Portanto, basta fazer o download e seguir o passo a passo abaixo.
1. Abra o Adobe Fill & Sign. Se quiser, faça o login em sua conta do Gmail, Facebook ou Apple ID. Caso contrário, toque sobre o ícone de x para acessar os recursos sem fazer cadastro;
2. No topo da tela, toque em Selecione um formulário para preencher;
3. No menu que abrir, escolha a origem do documento. Pode ser dos arquivos, da galeria de imagens ou fazer uma foto na hora, por exemplo. Depois, toque sobre o documento que quiser abrir ou tire a foto;
4. Com o documento aberto, vá ao ícone de uma caneta, situado no topo da tela no Android e na parte de baixo, no iPhone;
5. Em seguida, opte por Criar assinatura;
6. Com o dedo ou uma caneta própria para tela sensível ao toque, assine sobre a linha que aparecerá na tela. Se não gostar do resultado, pode apagar em Limpar. Quando estiver satisfeito, vá em Concluído;
- No iPhone, o usuário tem ainda a opção de tirar uma foto na hora ou incluir uma imagem com a assinatura. Nesse caso, depois deve selecionar a região e confirmar em Concluído. Automaticamente, o app remove o fundo da foto.
7. Se, por acaso, a assinatura não aparecer automaticamente sobre o documento, toque mais uma vez sobre o ícone da caneta. Quando vir a imagem da assinatura, toque sobre ela.
Ao tocar e segurar, é possível arrastá-la para a área desejada. Já no ícone formado por duas setas em direções opostas, pode ajustar o tamanho;
8. Para salvar, toque sobre o ícone de compartilhamento, situado ao lado do ícone de caneta.
- No Android, ao tocar sobre o ícone, o arquivo é salvo automaticamente na pasta de downloads.
- No iPhone, selecione o local onde deseja salvar ou através de qual app deseja compartilhar o documento.
Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
Apesar de parecerem sinônimos, assinatura eletrônica e assinatura digital não são a mesma coisa. A assinatura eletrônica é uma firma digitalizada que apesar de bastante aceita, pode não ser admitida em transações grandes.
Em setembro de 2020, a Medida Provisória 983/2020 ampliou o uso de assinaturas eletrônicas em documentos. Mas ainda há limitações. De acordo com a Agência Estado, elas não têm validade em processos judiciais, interações nas quais pode haver anonimato e sistemas de ouvidoria de entes públicos.
Também não podem ser usadas em programas de assistência a vítimas e testemunhas ameaçadas e casos em que a preservação do sigilo seja necessária.
Nesses casos, é necessário usar a assinatura digital, que é um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora autorizada. A ela é associado um código exclusivo antifraude, que garante sua integridade e autenticidade.
De acordo com a empresa de processos SML Brasil, a legislação brasileira aceita a assinatura digital como substituta legal da assinatura de próprio punho.
AppGeek recomenda:
