20 dicas para quem não sabe nada de Excel e quer aprender o básico


Taysa Coelho
Taysa Coelho
Jornalista

O Excel é o editor de planilhas da Microsoft e permite criar planilhas, gráficos e facilitar uma série de operações.

Não é segredo que o domínio do programa pode ser o diferencial para a aprovação em uma vaga de emprego. Por isso, o AppGeek reúne 20 dicas para quem não sabe nada de Excel e quer aprender o básico.

Descubra quais são os principais atalhos e fórmulas, como criar gráficos e aplicar filtros a uma planilha. Veja também como é simples organizar conteúdo em ordem crescente ou alfabética, ocultar dados, congelar linhas e colunas e muito mais.

1. O que é o Excel?

O que Excel é um editor de planilhas que teve sua primeira edição lançada em 1985, curiosamente, para o sistema Macintosh OS, da rival Apple. De lá para cá, recebeu uma série atualizações.

A sua principal função, entretanto, continua a mesma. O programa foi criado para auxiliar na organização de dados e facilitar cálculos, desde os mais simples até os mais complexos.

O software permite criar regras que se autoaplicam em células predefinidas, sem a necessidade que o usuário faça cada operação manualmente.

A partir das informações dadas, também cria gráficos automaticamente, o que facilita a visualização dos dados. Para entender um pouco melhor como tudo isso acontece, é necessário conhecer a “anatomia” do Excel.

Cada página é formada por um número limite de 1.048.576 linhas e 16.384 colunas. As interseções entre as linhas e colunas são chamadas de células (são 2.147.483.648 ao todo).

Dicas Excel básico

As linhas são definidas por números, enquanto as colunas, por letras. Ou seja, as células da primeira linha são A1, B1, C1 e assim por diante. Já as células da primeira coluna são A1, A2, A3 etc.

Ao clicar sobre uma célula, seu nome é exibido acima, ao lado da barra de fórmulas. Nessa barra aparecem escritas as fórmulas usadas em cada célula, caso existam. No próximo tópico abordaremos as fórmulas básicas.

2. Fórmulas

Antes de listarmos as principais fórmulas para quem quer aprender o básico do Excel, precisamos explicar com elas funcionam.

O tutorial oficial de Excel da Microsoft explica que uma função é um comando criado que pega um valor ou valores, faz determinado cálculo e retorna um resultado. As fórmulas são usadas para aplicar essas funções de forma prática. Podem abranger células, intervalos de células ou números.

É importante lembrar que toda fórmula começa com o símbolo de = e, depois, pode variar, dependendo da função desejada. O resultado é exibido ao apertar a tecla Enter.

dicas excel básico

No exemplo acima, mostramos a multiplicação do valor da célula B3 por aquele da C3. Assim, na D3 inserimos a função =(B3*C3). Ao apertar a tecla Enter, obtivemos o resultado 125 (25 vezes 5).

Esclarecido como funcionam, confira abaixo as principais fórmulas que um iniciante no Excel deve saber.

Nos exemplos de fórmula a seguir, as letras C representam células supostamente usadas em cada função:

FunçãoFórmula
Soma=SOMA(C3:C6)
Subtração=C2-C3
Multiplicação=C2*C3
Multiplicação de várias células (no caso, todas aquelas entre C1 e C4)=MULT(C1:C4)

Divisão

=C2/C3

Potência (nesse caso, o cálculo é feito com números e não com as células. No exemplo, seria 5²)

=POTÊNCIA(5;2)

Média aritmética

=MÉDIA(C2:C6)

Média entre os números nas células de C2 a C6 e o número 3

=MÉDIA(C2:C6, 3)

Quer se aprofundar no assunto? Confira mais de 30 fórmulas do Excel para dominar as planilhas.

3. Adicionar novas linhas e colunas

Muitas vezes, quando montamos uma tabela, precisamos inserir uma nova informação entre dados que já foram adicionados. E, para isso, pode ser necessário incluir uma ou algumas linhas e colunas.

Para isso, clique com o botão direito sobre a célula na qual deseja incluir a linha logo acima ou a coluna logo à esquerda. No menu que abrir, vá em inserir e depois opte por Linha inteira ou Coluna inteira. Confirme em OK.

Dicas excel básico

Se quiser inserir mais linhas ou colunas logo em sequência, basta apertar a tecla F4 repetidas vezes, de acordo com a quantidade que deseja.

Se quiser excluir uma linha ou coluna, clique com o botão direito sobre uma célula que faça parte dela. Então, vá em Excluir e escolha Linha Inteira ou Coluna inteira.

4. Selecionar múltiplas células (e seleção em um clique)

Precisa selecionar várias células de uma vez para realizar uma operação? É possível fazer isso de algumas maneiras. Caso as células estejam em sequência, clique sobre a primeira, pressione Shift e depois clique sobre a última. Todas as células que estiverem no intervalo serão selecionadas.

No entanto, se o objetivo é usar células posicionadas de forma aleatória, clique sobre uma delas. Depois, aperte a tecla Ctrl e clique sobre todas as células que deseja usar. Mantenha o Ctrl sempre pressionado, até clicar sobre a última célula.

Precisa de todas as células da planilha? Clique no botão situado no canto esquerdo da tela, indicado na imagem abaixo.

Dicas excel básico

5. Transpor dados de uma linha para uma coluna (e vice-versa)

Algumas vezes, precisamos usar os dados de uma linha em uma coluna ou o contrário. Daria muito trabalho se tivéssemos que copiar e colar célula a célula, não é mesmo? No entanto, há uma forma bastante simples de realizar o procedimento.

Dicas Excel básico

Para isso, selecione todas as células que precisa e copie (Ctrl+C). Depois, selecione as células onde deve transpor essas informações e clique com o botão direito do mouse. Na opções de colagem que surgirem, clique em Transpor ().

É possível fazer o processo com apenas uma linha ou coluna ou, se quiser, com uma tabela inteira.

6. Ocultar dados

Prefere deixar algumas informações confidenciais “escondidas”? Sem problemas. Para isso, selecione as células que precisa ocultar as informações, como explicamos no item 4.

Em seguida, clique no símbolo de uma seta para baixo, situado ao lado de número, indicada na imagem abaixo. Na caixa que abrir, na aba Número, escolha a categoria Personalizado. Em Tipo, digite ;;; e conclua em OK.

Dicas excel básico

Imediatamente, os valores desaparecerão do relatório, mas continuarão a ser contabilizados.

Se quiser voltar a exibi-los, selecione as células e clique novamente no símbolo da seta para baixo. Na aba Número, vá dessa vez, na categoria Geral. Após confirmar em OK, os números voltarão a ser exibidos.

7. Inserir valores que começam com zero

Por padrão, o Excel desconsidera os zeros colocados à esquerda de um número e, por isso, os suprime. Caso queira que o zero seja mantido na célula, é preciso realizar um truque simples. Basta adicionar uma apostrofe (') antes do número, como ‘002345 e eles serão mantidos.

8. Congelar cabeçalhos e colunas

Em casos de planilhas muito longas, pode ser interessante manter as informações do cabeçalho sempre visíveis, mesmo que role a tela. Para isso, há a função de congelamento de células, que funciona tanto para linhas quanto colunas.

dicas excel básico

Primeiramente, vá na aba Exibição do Excel e clique em Congelar painéis. Em seguida, opte por fixar a primeira linha e a primeira coluna (Congelar painéis), somente a primeira linha ou somente a primeira coluna.

9. Organizar conteúdos por ordem alfabética ou crescente

Organizar as informações de uma tabela em ordem crescente ou alfabética é muito simples e pode facilitar sua vida. Basta selecionar todos os itens da coluna e clicar com o botão direito sobre uma das células selecionadas.

Dicas excel básico

No menu que abrir, coloque o ponteiro do mouse sobre a opção Classificar. Clique sobre Classificar do menor para o maior para colocar em ordem crescente ou alfabética. Se quiser exibir em ordem decrescente ou do Z para o A, escolha Classificar do maior para o menor.

10. Informações na barra de status

Se reparar bem, ao selecionar algumas células ao mesmo tempo, são exibidos resultados na barra situada na parte de baixo da planilha. Por padrão, ela mostra, de forma instantânea, a média numérica, a quantidade de células selecionadas e a soma dessas células. Tudo isso sem precisar inserir qualquer fórmula.

dicas excel básico

Se quiser excluir ou incluir outras informações na barra de status, clique sobre ela com o botão direito do mouse. As opções ativadas são marcadas com um sinal de check ao lado. Para ativar ou desativar, basta clicar sobre o item.

11. Pincel de formatação

O pincel de formatação é uma ferramenta muito útil para poupar tempo e trabalho. Presente em outros programas do pacote Office, o recurso permite copiar de forma rápida o tipo da fonte, cor, tamanho, entre outras características.

Dicas excel básico

Para isso, basta selecionar a célula que deseja copiar o padrão e clicar sobre o símbolo do pincel, disponível na aba Página inicial. Depois, clique sobre a célula na qual deseja formatar da mesma forma. Se quiser aplicar a várias células ao mesmo tempo, basta arrastar o mouse sobre elas assim que clicar na primeira.

12. Duplicar planilha

Quem deseja replicar os dados ou a formatação de uma tabela para outra aba, pode fazer isso sem copiar e colar todas as células. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o nome da aba e, no menu que abrir, clicar em Mover ou copiar.

Dicas excel básico

Em seguida, marque a caixinha ao lado de Criar uma cópia e confira se a aba selecionada é aquela que deseja. Então, confirme em OK. Uma cópia idêntica à primeira planilha será feita e estará localizada na aba ao lado.

13. Proteger planilha com senha

Tem uma planilha compartilhada com dados importantes e não quer que ninguém os altere sem o seu conhecimento? Saiba que é possível protegê-los com senha. Basta clicar com o botão direito do mouse sobre o nome da aba, na parte inferior da tela.

No menu que surgir, vá em Proteger planilha. Em seguida, defina a senha para desbloquear a planilha e, abaixo, escolha as ações que terceiros poderão executar no documento. Confirme em OK. Logo, repita a senha definida e, mais uma vez, vá em OK.

Para desproteger a planilha, acesse a guia Revisão e clique em Desproteger planilha, situado no menu superior. Insira a senha definida anteriormente e confirme em OK.

14. Incluir filtros

Quem tem uma planilha muito extensa pode ter dificuldades para encontrar alguma informação nela inserida. Para isso, existem os filtros. Para aplicar, selecione a célula correspondente ao topo da coluna que deseja filtrar. Se quiser, pode escolher múltiplas células.

Dicas excel básico

Na aba Dados, selecione a opção Filtro. Em seguida, serão exibidas setas nas células. Clique sobre elas e selecione apenas os itens que deseja exibir em sua tabela. Também é possível pesquisar pelo nome ou valor.

15. Configurar números decimais

É possível que, ao incluir um número decimal, que ele apareça com mais ou menos casas após a vírgula do que você deseja.

Para resolver o problema, selecione as células que contêm os números e clique em Aumentar Casas Decimais, logo acima de Números. Isto para mostrar mais números após a vírgula.

Dicas excel básico

Se quiser reduzir a quantidade de números, vá em Diminuir Casas Decimais. Clique nos ícones o número de vezes equivalente ao número de casas que deseja incluir ou excluir.

16. Encontrar conteúdos duplicados

Precisa encontrar os conteúdos duplicados da planilha? Não se preocupe. Primeiramente, selecione as células que deseja verificar. Na aba Página Inicial, clique em Formatação condicional.

Dicas excel básico

Em seguida, vá em Realçar Regras das Células e, no menu que surgir, opte por Valores Duplicados. Na caixa que abrir, escolha a formatação que deseja dar aos valores que aparecem duplicados, para que se destaquem.

Pode ser, por exemplo, preenchimento vermelho claro e letra vermelho escuro. Após definir, confirme em OK.

17. Ajuste de linhas e colunas

É possível configurar a altura das linhas e largura das colunas de forma padrão. Para isso, selecione as células que quer ajustar e, na aba Página inicial, vá em Formatar.

Escolha o item Altura da linha ou Largura da coluna. Então, digite o número correspondente à altura ou largura e confirme em OK. Para ter uma ideia, o tamanho padrão de uma coluna é 8,43 e de uma linha é 15.

18. Imprimir somente a área desejada

Imprimir um arquivo do Excel pode não ser tão fácil quanto parece. Se a tabela ou gráfico não estiver selecionado, é possível que sejam impressas todas as células, mesmo aquelas não usadas, desperdiçando folhas e mais folhas.

dicas excel básico

Para ajustar a área de impressão, selecione as células a serem impressas. Depois, vá em Arquivo e, em seguida, em Imprimir. Em Definições, opte por Imprimir seleções e confirme em Imprimir.

19. Fazer gráficos

O Excel torna mais fácil a visualização de dados ao transformar tabelas em gráficos. O processo é bastante simples e o AppGeek ensina como fazer no tutorial Como fazer gráfico no Excel no PC e no celular.

20. Atalhos

Diversas funcionalidades do Excel podem ser executadas rapidamente através de atalhos do teclado. Confira alguns que podem ajudar bastante usuários novatos no programa.

Atalho

Ação

Ctrl+Shift+&

Adiciona o contorno às células selecionadas.

Ctrl+2 ou Ctrl+N

Aplica ou remove formatação em negrito.

Ctrl+3 ou Ctrl+i

Aplica ou remove formatação em itálico.

Ctrl+4 ou Ctrl+S

Aplica ou remove sublinhado.

Ctrl+5

Aplica ou remove tachado.

Ctrl+T

Seleciona a planilha inteira.

Shift+Barra de espaço

Seleciona a linha inteira.

Ctrl+Barra de espaço

Seleciona a coluna inteira.

Shift+Setas

Seleciona as letras dentro das células.

Alt+Enter

Pula linha dentro de uma mesma célula.

Gostou dessas dicas? Então, veja também como converter PDF em Excel.

Taysa Coelho
Taysa Coelho
Jornalista formada pela UFRJ, escreve sobre tecnologia há sete anos. Carioca, atualmente, vive em Portugal, país que adotou. No tempo livre, gosta de ir à praia, ler, ver filmes e fazer maratonas de séries. O Instagram é sua rede social favorita, mas é o WhatsApp quem a salva das saudades de quem ficou no Brasil.